Note de Frais Modèle : Télécharger Gratuit Excel et Word

Vous en avez assez de passer des heures sur vos notes de frais ? Vous cherchez un fichier simple et efficace pour suivre vos dépenses professionnelles sans vous prendre la tête ? Comment être sûr de n’oublier aucune information importante pour vous faire rembourser rapidement ?

Cet article vous offre la solution. Téléchargez gratuitement nos modèles de note de frais prêts à l’emploi pour Excel et Word. Ils sont conçus pour vous faire gagner du temps et garantir votre remboursement sans souci.

Téléchargez nos modèles de notes de frais (Word & Excel)

Plus besoin de créer votre propre document de suivi. Nos modèles sont prêts à être utilisés. Le modèle Excel fait même les calculs pour vous. Choisissez le format qui vous convient le mieux et téléchargez-le en un clic. C’est simple et gratuit.

Qu’est-ce qu’une note de frais et pourquoi est-elle essentielle ?

Une note de frais est un document qui liste toutes les dépenses que vous engagez pour votre travail. Pensez à un déplacement, un repas avec un client ou l’achat de petit matériel. Ce document est la base pour que votre entreprise puisse vous rembourser.

Son rôle est double. Pour vous, le salarié, c’est la garantie de récupérer l’argent que vous avez avancé. Pour l’entreprise, c’est un justificatif comptable essentiel. Il prouve que les dépenses sont bien liées à l’activité professionnelle et non à un avantage personnel déguisé.

• Pour le salarié : C’est le moyen officiel de demander le remboursement des montants engagés.
• Pour l’entreprise : C’est une pièce obligatoire pour la comptabilité et pour justifier les charges auprès de l’URSSAF.

Sans une note de frais bien remplie, l’entreprise risque une requalification en avantage en nature lors d’un contrôle. Cela signifie payer des charges sociales supplémentaires sur les sommes remboursées. Utiliser un modèle de note de frais clair et complet protège donc tout le monde.

Les 6 mentions obligatoires à faire figurer sur votre modèle

Pour qu’une note de frais soit acceptée par le service comptable et l’administration, elle doit contenir des informations précises. Si une de ces mentions manque, votre remboursement peut être retardé ou même refusé. Voici ce que votre document doit absolument inclure :

1. L’identité du salarié : Votre nom et prénom, et parfois votre fonction dans l’entreprise. C’est la base pour savoir qui a engagé la dépense.
2. La date de la dépense : Le jour exact où vous avez payé. C’est crucial pour le suivi comptable et pour rattacher la dépense au bon mois.
3. Le type de dépense : Précisez s’il s’agit d’un repas, d’un billet de train, d’une nuit d’hôtel, etc. Ça aide le comptable à classer correctement le frais.
4. Le montant exact : Indiquez le montant TTC (Toutes Taxes Comprises). Si possible, détaillez aussi le montant Hors Taxe (HT) et le montant de la TVA, surtout si votre entreprise la récupère.
5. Le lieu de la dépense : Le nom du restaurant, de l’hôtel ou de la ville où la dépense a été faite.
6. Le motif professionnel : C’est le point le plus important pour l’administration. Vous devez expliquer pourquoi cette dépense était nécessaire pour votre travail. Par exemple : « Déjeuner avec le client Dupont pour le projet X » est beaucoup mieux que juste « Repas ». Un motif clair évite tout soupçon d’abus.

Quels sont les frais professionnels remboursables ?

Toutes les dépenses ne sont pas remboursables. Elles doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise et rester raisonnables. La politique de remboursement peut varier d’une entreprise à l’autre, mais voici les catégories de frais les plus courantes.

Les frais de déplacement (indemnités kilométriques, transport)

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l’entreprise vous rembourse via des indemnités kilométriques. Le calcul se base sur le barème kilométrique officiel de l’URSSAF, qui prend en compte la distance parcourue et la puissance fiscale de votre voiture.

Les autres frais de transport sont aussi couverts :

• Billets de train ou d’avion
• Tickets de métro ou de bus
• Frais de taxi ou de VTC
• Péages et frais de stationnement

Les frais de repas

Il y a deux situations principales pour les frais de repas. La première, c’est quand vous êtes en déplacement et que vous ne pouvez pas rentrer déjeuner chez vous. L’entreprise vous rembourse votre repas, souvent dans la limite d’un plafond défini par sa politique interne.

La seconde, ce sont les repas d’affaires avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires. Dans ce cas, il faut préciser le nom des invités et le motif professionnel du repas sur le justificatif pour que la dépense soit validée.

Les frais d’hébergement

Quand un déplacement professionnel vous oblige à dormir sur place, les frais d’hôtel sont pris en charge. En général, cette règle s’applique si votre lieu de mission est à plus de 50 km de votre domicile et que les transports en commun ne vous permettent pas de faire l’aller-retour dans la journée.

Les autres frais (télétravail, petit matériel)

D’autres types de dépenses peuvent être remboursés si elles sont nécessaires à votre activité. Cela peut inclure :

• Les frais liés au télétravail (une partie du loyer, de l’abonnement internet…).
• L’achat de petit matériel de bureau (ramette de papier, cartouche d’encre…).
• Les frais de documentation (achat de livres, abonnements professionnels…).

Pour ces dépenses, il est toujours préférable de demander l’accord de votre manager avant l’achat pour être certain d’être remboursé.

3 conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais

La gestion des notes de frais peut vite devenir un casse-tête. Pour que le processus de validation soit plus fluide pour vous et pour le service comptable, voici quelques bonnes pratiques simples à adopter.

1. Remplissez votre note de frais au fil de l’eau
   N’attendez pas la fin du mois pour tout regrouper. Le risque, c’est d’oublier des dépenses ou de perdre des justificatifs. Prenez l’habitude de remplir votre modèle de note de frais après chaque dépense. C’est plus rapide et vous êtes sûr de ne rien oublier.
2. Conservez vos justificatifs immédiatement
   Le ticket de caisse en papier thermique s’efface vite et se perd facilement. Dès que vous avez un reçu, prenez-le en photo avec votre téléphone. Beaucoup d’entreprises acceptent aujourd’hui le justificatif numérique, ce qui simplifie la gestion et l’archivage.
3. Utilisez un modèle unique et clair
   Que vous soyez salarié ou manager, l’utilisation d’un modèle unique pour toute l’entreprise facilite la vie de tout le monde. Le service comptable reçoit des documents standardisés, ce qui accélère le traitement et les remboursements. Nos modèles Excel et Word sont parfaits pour ça.

FAQ – Vos questions sur les notes de frais

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes sur la gestion des notes de frais en entreprise.

Que faire si j’ai perdu un justificatif ?

La règle est stricte : sans justificatif, pas de remboursement. Cependant, pour des petits montants et de manière exceptionnelle, certaines entreprises acceptent une attestation sur l’honneur. C’est un document où vous certifiez sur l’honneur avoir réalisé la dépense. Mais n’en abusez pas, car l’administration fiscale peut le rejeter en cas de contrôle.

Quel est le délai pour se faire rembourser une note de frais ?

Il n’y a pas de délai légal fixe. Tout dépend de la politique interne de votre entreprise. En général, les remboursements se font avec le salaire du mois suivant la soumission de la note de frais. Pour que le processus aille vite, soumettez votre document le plus tôt possible et assurez-vous qu’il est complet.

Les justificatifs numériques (scans, photos) sont-ils valables ?

Oui, les justificatifs au format numérique sont valables, à condition que le processus respecte certaines règles. L’entreprise doit garantir que la copie est fidèle à l’original et qu’elle est conservée dans des conditions qui empêchent toute modification. C’est ce qu’on appelle l’archivage à valeur probante. De plus en plus d’entreprises utilisent des applications dédiées pour ça.